Etapas de la Organización de Eventos

En la organización de eventos la improvisación, como opuesto a la organización, es una práctica que, incluso en casos de dilatada experiencia, raramente sale bien.

Aún cuando ante cualquier imprevisto que pueda surgir la capacidad de improvisación será clave, el éxito de un evento reside en la capacidad de presupuestar, priorizar, coordinar… en definitiva, organizar para poder cumplir con los objetivos marcados.

De manera general, ya que cada evento requerirá un proceso organizativo diferente, se pueden distinguir tres etapas claves:

Etapa preproducción

En este etapa y, en función de los objetivos que se tengan, se fijan las variables principales: tipología, duración, infraestructura, recursos humanos,… Se trata de elaborar un briefing del evento. Además de la planificación, otra de las actividades claves de esta etapa es la realización de las campañas de difusión del evento.

Etapa producción

Se entiende por producción la etapa cuyo objetivo es llevar a ejecución lo que, hasta ese momento solo consistía en planteamientos teóricos.

Esta etapa comprende todos los trabajos necesarios para desarrollar lo planificado anteriormente y básicamente consiste en coordinar al equipo técnico y humano. Tareas en esta etapa son por ejemplo: contacto con proveedores de servicios, montaje de salas, ensayo general y controles de desarrollo del evento.

Etapa post-producción

Esta etapa, una vez finalizado el evento, coincide con las actividades de cierre (postevento) y las de evaluación, tanto de estándares de calidad como de cronogramas y satisfacción de los participantes, que permiten valorar si el evento se ha desarrollado según lo previsto. Tareas propias del postevento son por ejemplo el desmontaje o la reunión con el equipo de trabajo y agradecimiento a todos los que han colaborado.

En esta fase también se formula el estado de cuentas y se lleva a cabo el pago de proveedores y personal contratado.

Es habitual reflejar una fase previa a la preproducción, la fase cero en la que, a través de conversaciones con los promotores del evento (owner event) y un análisis de las posibilidades internas y externas se decide la viabilidad o no del evento en base a los condicionantes técnicos y financieros. Sin embargo, en esta primera fase cero no se planifican el evento, tareas propia de la fase de preproducción.

Esta valoración inicial o fase cero, aunque dependerá de la tipología del evento ya que tiene en cuenta las características tipo del mismo, analiza entre otros los públicos que de alguna manera se van a ver implicados, la existencia de condicionantes que puedan afectar a la organización, por ejemplo normativa y protocolo oficial o las necesidades en cuanto a infraestructuras y personal que, contrastado con la información sobre proveedores determinan inicialmente el presupuesto.

Un elemento básico para la valoración inicial es el tiempo, así la pregunta ¿Cuándo debería ser realizado el evento? permitirá comprobar sí hay tiempo suficiente para llevar a cabo las tareas organizativas que se precisan → Se suele recomendar al menos 3 meses de anticipación por cada 100 asistentes.